Apakah Anda tahu berapa banyak pengeluaran perusahaan Anda untuk pencetakan, printer, dan bahan habis pakai? Hampir 90 persen bisnis tidak. Karena sebagian besar perusahaan tidak merinci biaya cetak terkelola seperti tinta dan toner, printer dan layanan atau perawatan printer, hal ini sering diabaikan. Kenyataannya, printer terpercaya yang duduk diam di sudut kantor adalah biaya operasional bisnis terbesar ketiga di belakang sewa dan penggajian.
Rata-rata, usaha kecil dan menengah menghabiskan ribuan dolar per tahun dengan tidak mengambil pendekatan strategis untuk membeli, mendukung, menyatukan, dan mengelola persediaan printer, aset perangkat keras, dan pemeliharaan layanan mereka, tetapi tidak harus seperti ini. Ada beberapa alternatif bisnis yang harus dipertimbangkan untuk mengelola biaya cetak dan memungkinkan arus kas yang lebih efisien tanpa mengorbankan kualitas atau layanan.
Hitung Biaya Pencetakan Internal
Kesalahan paling umum yang dilakukan organisasi adalah bahwa mereka sering menghitung biaya pencetakan yang sebenarnya. Penting untuk disadari bahwa ada lebih banyak aspek yang harus diperhitungkan selain hanya biaya kertas dan tinta.
Pertama, kenali waktu yang dihabiskan staf Anda untuk mencetak, mengumpulkan bahan printer, meluangkan waktu untuk meneliti harga kartrid secara online dan belum lagi waktu yang disalahgunakan untuk pemecahan masalah dan perbaikan perawatan printer. Setelah Anda mengetahui bagian-bagian organisasi Anda yang perlu ditingkatkan, inilah saatnya untuk mencari solusi.
Outsource ke Penyedia Percetakan Total-Solutions Lokal
Bisnis dapat menghemat hingga 30 persen untuk kartrid printer saja dengan membeli tinta dan toner berperforma tinggi dari penyedia lokal yang berspesialisasi dalam berbagai produk dan layanan pencetakan untuk pengguna rumahan dan bisnis, daripada membayar harga penuh untuk merek printer dari perusahaan besar. – pengecer kotak.
Misalnya, selain memberikan penghematan biaya, kinerja berkualitas tinggi, kartrid tinta dan toner, Cartridge World menyediakan pemesanan online yang mudah dan pemenuhan kartrid otomatis, pemasangan printer, dan layanan perbaikan tanpa mengurangi kualitas produk.
Jauhi Sewa Mesin fotocopy
Alih-alih menandatangani kontrak mesin fotokopi multi-tahun yang mahal atau menyewa armada printer dari toko peralatan kantor, perusahaan mesin fotokopi, atau organisasi layanan, usaha kecil dapat berinvestasi dalam program printer hemat anggaran seperti Program Cartridge World’s Why Buy A Printer.
Program ini menawarkan solusi inovatif untuk bisnis dan dirancang untuk memberi mereka manfaat pencetakan tanpa khawatir dengan printer dan semua perawatan dan layanan printer termasuk tanpa biaya tambahan.
Program ini memungkinkan bisnis untuk membeli kartrid printer merek, dan sebagai gantinya menerima printer kelas bisnis, dan layanan printer di tempat tanpa biaya tambahan. Pendekatan eksklusif dirancang untuk menghilangkan perangkat keras bisnis yang ketinggalan zaman, mengakhiri sewa jangka panjang yang mahal dan menambahkan biaya pemeliharaan yang pada gilirannya merampingkan produktivitas dan keuntungan perusahaan.
Sesuaikan Ukuran Printer Anda
Usaha kecil juga dapat menghemat biaya tambahan dengan peralatan “ukuran yang tepat” untuk kebutuhan mereka dan tidak membayar lebih untuk fungsi mesin fotokopi yang tidak dibutuhkan. Komponen penting untuk mengurangi biaya pencetakan adalah dengan mencocokkan kebutuhan pencetakan kantor Anda dengan mesin yang tepat. Penting untuk dicatat bahwa printer inkjet warna tidak dirancang untuk mencetak ratusan halaman hitam-putih.
Untuk pencetakan tanpa warna dengan volume tinggi, sebaiknya gunakan printer laser multi-fungsi all-in-one dan kartrid toner hasil tinggi untuk menggandakan hasil pencetakan Anda dengan harga hampir setengahnya. Memilih printer all-in-one memungkinkan organisasi Anda untuk mengirim faks, memindai, menyalin, dan mencetak semua dari mesin yang sama daripada membeli perangkat keras dan mesin terpisah per fungsi.
Di bawah ini adalah rincian dari tiga printer utama, untuk membantu menentukan mesin mana yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda:
Printer Inkjet
Salah satu pilihan paling murah dan paling umum yang tersedia saat ini, printer inkjet adalah salah satu pilihan terbaik untuk mencetak foto dan dokumen berwarna. Faktanya, inkjet adalah pilihan terbaik untuk kombinasi pencetakan teks, grafik, dan foto, tetapi memiliki model biaya per halaman yang tinggi.
Printer Laser
Karena printer laser secara signifikan lebih cepat dalam menghasilkan dokumen teks hitam-putih daripada inkjet, dan merupakan pilihan terbaik untuk kantor yang mendukung tim kecil. Dikenal karena kemampuan mencetak teksnya, printer laser menggunakan toner untuk mencetak dan seringkali memiliki baki kertas yang lebih besar daripada inkjet. Jika Anda mencetak sejumlah besar dokumen, maka printer laser akan hampir selalu mengungguli inkjet tradisional, dan biasanya memiliki biaya terendah per halaman.
Printer Multifungsi- Juga dikenal sebagai printer all-in-one, printer multifungsi menawarkan kemampuan untuk mencetak, menyalin, memindai, dan mengirim faks. Printer multifungsi menghemat ruang dengan menggabungkan fitur dari sejumlah perangkat terpisah dengan tetap mempertahankan ukuran printer berukuran biasa. Tersedia dalam pilihan inkjet dan laser, printer multifungsi adalah tambahan yang sempurna untuk kantor yang berfungsi penuh.
Biaya printer multifungsi, baik dalam jenis inkjet dan laser, telah turun secara signifikan dalam beberapa tahun terakhir, menjadikannya salah satu pilihan terbaik untuk fitur tambahan. Terakhir, konektivitas harus dipertimbangkan, untuk memastikan bahwa printer dapat digunakan bersama di jaringan dengan banyak anggota, dan mereka yang dilengkapi dengan kemampuan Wi-Fi bahkan dapat memungkinkan pencetakan di kantor dari perangkat nirkabel seperti smartphone dan tablet.
Optimalkan Pengaturan Anda
Banyak bisnis menemukan agnostik perangkat keras ketika mencoba mencocokkan kertas dengan media yang mereka cetak. Ini adalah perbaikan sederhana, banyak printer, seperti printer all-in-one, memungkinkan Anda untuk mencetak pada berbagai bahan termasuk kertas yang lebih berat, label atau amplop.
Namun, sebagian besar printer diatur untuk mencetak pada kertas fotokopi bond 20 pon. Untuk mengoptimalkan kualitas Anda, pastikan untuk menyesuaikan pengaturan printer agar sesuai dengan ketebalan bahan yang Anda gunakan.
Ubah Pengaturan Warna
Sebagai aturan standar, jika 80 persen atau lebih pencetakan Anda dilakukan dalam warna hitam putih, pastikan untuk mengubah mode default pengaturan printer ke (mono), bukan warna. Saat mencetak dalam warna, penting untuk mengubah pengaturan printer Anda kembali ke warna di menu cetak.
Dengan demikian, Anda akan memastikan hasil kualitas yang lebih tinggi dan akan menghemat jumlah toner warna yang terbuang, mengurangi biaya pencetakan Anda secara keseluruhan.
Untuk meringkas, jika bisnis Anda berjuang untuk memanfaatkan solusi cetak terbaik, ingatlah bahwa itu tidak harus menjadi proses yang mahal atau membuat frustrasi. Dengan dukungan teknologi inovatif dan pakar solusi cetak lokal, bisnis Anda dapat melayani komunitasnya dengan lebih baik dengan membatasi biaya cetak yang tidak perlu tanpa mengurangi kualitas atau layanan.
